上海2015年11月23日電 /美通社/ -- 近日，由專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)管理服務(wù)培訓(xùn)商鉑略和中國(guó)領(lǐng)先的差旅管理公司攜程商旅聯(lián)合舉辦的第二屆企業(yè)差旅費(fèi)用管控大會(huì)吸引了來(lái)自100多家企業(yè)的財(cái)務(wù)管理者參與。
會(huì)上，除了有來(lái)自企業(yè)的財(cái)務(wù)代表分享經(jīng)驗(yàn)，攜程商旅差旅專(zhuān)家針對(duì)差旅報(bào)銷(xiāo)制度形同虛設(shè)；審核發(fā)票效率低；超支差旅費(fèi)用處理辦法等財(cái)務(wù)人員提出的困惑給出了相應(yīng)的解決方案。
差旅政策執(zhí)行難
“公司的出差政策和報(bào)銷(xiāo)流程非常完善，但這并沒(méi)有什么用，我?guī)缀跆焯焓盏匠У牟盥脠?bào)銷(xiāo)單。”一位財(cái)務(wù)的抱怨頓時(shí)引起了同行的共鳴。
根據(jù)全球差旅費(fèi)用管理服務(wù)商CONCUR的數(shù)據(jù)顯示，員工實(shí)際的報(bào)銷(xiāo)金額平均超出公司政策規(guī)定金額的22%，有52%的企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員認(rèn)為較大的挑戰(zhàn)是缺乏員工花費(fèi)的可見(jiàn)度和難以推行公司的差旅報(bào)銷(xiāo)政策。
“公司缺乏有效的差旅政策執(zhí)行手段，員工差旅行為難以控制，超預(yù)算情況時(shí)有發(fā)生，從而增加了公司的管理運(yùn)營(yíng)成本?！睌y程商旅差旅專(zhuān)家表示，財(cái)務(wù)處理的是整個(gè)差旅過(guò)程的后段，但差旅費(fèi)用的產(chǎn)生是在前段，讓財(cái)務(wù)僅憑一紙差旅政策就去把控差旅費(fèi)用是不合理的。
攜程商旅差旅專(zhuān)家建議，合規(guī)管控需要覆蓋整個(gè)差旅過(guò)程，專(zhuān)業(yè)TMC的做法是根據(jù)公司的差旅政策在員工預(yù)訂環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)，把不符合公司差旅政策的差旅行為在訂單完成之前提交審批人審批，這樣就可以較大程度上保障差旅行為的合規(guī)，保證公司利益。財(cái)務(wù)人員還可以通過(guò)TMC提供的差旅報(bào)告了解公司各部門(mén)的政策執(zhí)行情況。
審批流程繁復(fù)無(wú)效
大多數(shù)企業(yè)的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)流程需要經(jīng)過(guò)主管、行政、老板等人員的審核，流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)手上時(shí)可能距離員工提出申請(qǐng)時(shí)已有十幾天了。對(duì)于這樣低效率的報(bào)銷(xiāo)流程，員工的抱怨通常會(huì)指向財(cái)務(wù)。對(duì)此，財(cái)務(wù)人員感到十分委屈?！皩訉訉徍顺嗽斐蓤?bào)銷(xiāo)周期延長(zhǎng)，并沒(méi)有起到控制的作用?！?span id="spanHghltdd0d">目前大部分未采用專(zhuān)業(yè)差旅管理公司的企業(yè)還停留在事后手工填單逐層審批報(bào)銷(xiāo)的階段。
攜程商旅差旅專(zhuān)家介紹，專(zhuān)業(yè)差旅管理公司的技術(shù)可以幫助企業(yè)做到，在員工預(yù)訂行程后，第一時(shí)間通過(guò)APP、郵件等形式把授權(quán)請(qǐng)求發(fā)送給審批人。此次出差是否被允許，行程是否合理，價(jià)格是否符合規(guī)定，管理者通過(guò)這一條授權(quán)信息即可對(duì)這些問(wèn)題一目了然，相當(dāng)于一個(gè)動(dòng)作同時(shí)完成行程審批和報(bào)銷(xiāo)審批兩個(gè)步驟。
肉眼辨發(fā)票效率低
審核發(fā)票是財(cái)務(wù)人員普遍關(guān)心的一個(gè)話題。財(cái)務(wù)人員每天都會(huì)在識(shí)別真假發(fā)票和虛報(bào)發(fā)票上牽扯許多精力和時(shí)間，有的企業(yè)甚至?xí)才乓粋€(gè)崗位專(zhuān)做發(fā)票審核的事務(wù)。除了機(jī)械繁瑣，人工審核還無(wú)法保證準(zhǔn)確率。
攜程商旅差旅專(zhuān)家介紹，專(zhuān)業(yè)的差旅管理公司也可以在這方面為財(cái)務(wù)人員“減負(fù)”?！叭绻髽I(yè)采用的是公司賬戶結(jié)算，員工通過(guò)TMC預(yù)訂的機(jī)票、酒店、用車(chē)的發(fā)票和行程單都會(huì)定期統(tǒng)一寄送到財(cái)務(wù)結(jié)算人員手中。”
這也就意味著員工不用先墊付差旅費(fèi)用，然后再拿著發(fā)票交給財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)；財(cái)務(wù)人員可以從機(jī)械勞動(dòng)中解脫出來(lái)了；由差旅管理公司提供的發(fā)票也可以完全規(guī)避假發(fā)票和虛報(bào)發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)。
差旅預(yù)算無(wú)從下手
財(cái)務(wù)人員反映，每年在做公司預(yù)算的時(shí)候，無(wú)法對(duì)各部門(mén)上報(bào)的差旅預(yù)算做準(zhǔn)確評(píng)估，當(dāng)老板要求縮減預(yù)算時(shí)也無(wú)法做出合理判斷。
攜程商旅差旅專(zhuān)家表示，專(zhuān)業(yè)的差旅管理公司可以為企業(yè)提供完善的差旅報(bào)告，管理層和財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)查詢公司各部門(mén)各時(shí)期的差旅費(fèi)用支出情況。“財(cái)務(wù)人員可以對(duì)公司內(nèi)部的差旅費(fèi)用進(jìn)行橫向比較，例如維修部門(mén)機(jī)票價(jià)格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則必須馬上動(dòng)身到客戶公司搶修，不能做到有規(guī)劃的提早預(yù)訂。但是市場(chǎng)部和銷(xiāo)售部的工作職責(zé)可能相近，如果發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)部的平均折扣率高于銷(xiāo)售部，那就可以詢問(wèn)對(duì)應(yīng)部門(mén)，從而找出原因?！背斯緝?nèi)部部門(mén)的差旅分析，TMC還可以幫助企業(yè)分析比較自身與行業(yè)標(biāo)桿或均值的異同，發(fā)現(xiàn)可以優(yōu)化的環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)在做差旅預(yù)算時(shí)，就可以胸有成竹地提出合理建議和規(guī)劃了。
