呼和浩特2016年8月11日電 /美通社/ --慧點(diǎn)科技高級(jí)咨詢顧問(wèn)蔣振近日撰寫(xiě)文章《如何管好能源企業(yè)的資金風(fēng)險(xiǎn)》。以下為部分摘錄：
能源行業(yè)的某些領(lǐng)域正在經(jīng)歷一場(chǎng)寒冬，隨著去產(chǎn)能的壓力逐年增大，謀求轉(zhuǎn)型發(fā)展已經(jīng)成為眾多能源企業(yè)的必然選擇。然而，轉(zhuǎn)型往往需要經(jīng)過(guò)一段時(shí)間才能取得成果，很多能源企業(yè)在轉(zhuǎn)型過(guò)程中面臨著資金鏈斷裂的風(fēng)險(xiǎn)。爭(zhēng)取時(shí)間，在轉(zhuǎn)型成功前存活下來(lái)，成為各大能源企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。
位于內(nèi)蒙古自治區(qū)的某大型能源企業(yè)集團(tuán)（下稱某集團(tuán)）就在這樣的緊急關(guān)頭找到了方法，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展贏得了寶貴的時(shí)間。
某集團(tuán)的錦囊妙計(jì)就是：利用信息化手段進(jìn)行精細(xì)化管控。
讓人頭疼的合同和費(fèi)控管理
某集團(tuán)經(jīng)過(guò)多年的信息化建設(shè)，已經(jīng)形成了包括OA、CRM、SRM和ERP等在內(nèi)的較為全面的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息支撐系統(tǒng)。
但是某集團(tuán)的預(yù)算管理部分還是采用線下方式，預(yù)算編制確定后由人工導(dǎo)入SAP系統(tǒng)后進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)控制，這就給企業(yè)的合同管理和費(fèi)控管理帶來(lái)一些問(wèn)題。
在合同管理方面，某集團(tuán)主要存在以下三個(gè)問(wèn)題：
其一，合同管理不夠完善，數(shù)據(jù)分散。在合同管理方面，某集團(tuán)僅實(shí)現(xiàn)了合同審批環(huán)節(jié)的線上管理，在管理過(guò)程中存在“重訂立、輕履行”的問(wèn)題，合同訂立也無(wú)法和前期的準(zhǔn)備工作有效銜接，導(dǎo)致合同的各階段管理各自孤立，容易存在管理漏洞，不利于共享和監(jiān)管。同時(shí)，合同的審批流程分散在各系統(tǒng)中，各系統(tǒng)彼此獨(dú)立，無(wú)法共享合同的主數(shù)據(jù)等信息，存在各個(gè)系統(tǒng)中的合同數(shù)據(jù)不一致，且無(wú)法輸出統(tǒng)一的臺(tái)賬等問(wèn)題。
其二，合同管理模式混亂。目前某集團(tuán)的合同分類不統(tǒng)一，且不夠細(xì)化，未建立分級(jí)的分類方式，管理過(guò)程中容易存在分類混亂的情況。某集團(tuán)基于不同類別的合同管理流程沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，各類別合同都按一個(gè)固化的模式進(jìn)行管理，導(dǎo)致高風(fēng)險(xiǎn)的合同得不到有效的風(fēng)險(xiǎn)防控；而風(fēng)險(xiǎn)一般的合同，卻進(jìn)行了過(guò)度的風(fēng)險(xiǎn)防控。合同的制度體系、流程體系和授權(quán)體系不夠完善，需要進(jìn)行進(jìn)一步的梳理和細(xì)化，使得體系文件更加符合某集團(tuán)的管理實(shí)際，基于不同的合同類別，設(shè)定不同的管理流程和權(quán)限機(jī)制。
其三，缺乏統(tǒng)一的監(jiān)控平臺(tái)，導(dǎo)致總部對(duì)下屬單位的監(jiān)控不足。某集團(tuán)總部不能掌握分子公司合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法對(duì)下屬單位進(jìn)行有效管理和指導(dǎo)，更無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，容易出現(xiàn)違規(guī)等現(xiàn)象。
作為大型現(xiàn)代化能源企業(yè)，某集團(tuán)的資金管理和成本費(fèi)用控制管理始終貫穿于公司成長(zhǎng)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)管理的全過(guò)程。隨著業(yè)務(wù)的快速擴(kuò)張，某集團(tuán)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性和多樣性不斷加大，資金管理和成本費(fèi)用控制管理也變得更加復(fù)雜，面臨一系列挑戰(zhàn)，主要包括以下四個(gè)方面：
第一，如何強(qiáng)化資金支付的全過(guò)程控制，從而提高業(yè)務(wù)執(zhí)行效率，降低資金支付風(fēng)險(xiǎn)。此前某集團(tuán)的對(duì)外資金支付審批業(yè)務(wù)仍以紙質(zhì)審批單為主要媒介，經(jīng)辦人員需要逐級(jí)找領(lǐng)導(dǎo)簽字、審批，導(dǎo)致資金支付業(yè)務(wù)效率低下，資金支付成本高。另外，由于缺乏有效的工具支撐，某集團(tuán)與資金支付業(yè)務(wù)相關(guān)的管理制度不能得到嚴(yán)格執(zhí)行，越權(quán)辦事，以及超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)、超合同、超項(xiàng)目的支出難以得到有效控制，資金支付風(fēng)險(xiǎn)大。
第二，如何在企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中合理、有效地控制費(fèi)用，避免不必要的浪費(fèi)。某集團(tuán)希望不僅能夠看得到，而且控得住整個(gè)集團(tuán)費(fèi)用管理，在費(fèi)用發(fā)生時(shí)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)費(fèi)用的事前、事中和事后監(jiān)控。
第三，如何充分利用現(xiàn)有IT資源，打破信息孤島，建立互聯(lián)互通的費(fèi)用預(yù)算管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用和預(yù)算管控業(yè)務(wù)的閉環(huán)管理。目前某集團(tuán)已經(jīng)建立SAP、MDM和OA等與資金支付業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)的信息系統(tǒng)，但資金支付與費(fèi)用管控管理依然存在信息斷裂的問(wèn)題，需要將這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)打通，才能充分發(fā)揮信息資源的整合效益。
第四，在強(qiáng)化集團(tuán)統(tǒng)一管控的基礎(chǔ)上，如何兼顧各成員單位管理的差異性。也就是說(shuō)，在集團(tuán)總部監(jiān)督下，如何確保下屬企業(yè)內(nèi)部大量復(fù)雜且多變的各類審批流程能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)，并在業(yè)務(wù)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，流程能迅速、靈活地進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。
建設(shè)內(nèi)容與效果
在此背景下，某集團(tuán)通過(guò)與慧點(diǎn)科技合作，構(gòu)建以合同管理系統(tǒng)和費(fèi)用控制系統(tǒng)為核心的統(tǒng)一監(jiān)管平臺(tái)，從而有效提升企業(yè)管控水平，規(guī)避運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高業(yè)務(wù)效率，并降低運(yùn)營(yíng)成本，為轉(zhuǎn)型贏得時(shí)間。
第一，構(gòu)建合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的全生命周期線上管理。通過(guò)信息系統(tǒng)的建設(shè)，某集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了對(duì)包括合同訂立前、簽署中、執(zhí)行中與執(zhí)行后在內(nèi)的完整業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息化支撐，并以全過(guò)程貫穿、覆蓋所有相關(guān)部門(mén)的整體管理視角進(jìn)行管理。某集團(tuán)通過(guò)對(duì)合同履行的線上管理，加強(qiáng)了對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控能力，打通合同簽署與執(zhí)行過(guò)程的信息交互，建立執(zhí)行過(guò)程監(jiān)控和執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)跟蹤應(yīng)對(duì)體系，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)的合同風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。
第二，構(gòu)建費(fèi)用管控系統(tǒng)，強(qiáng)化費(fèi)用支付的全過(guò)程控制，提高效率、降低風(fēng)險(xiǎn)。某集團(tuán)借助系統(tǒng)按照時(shí)間進(jìn)度對(duì)各單位的明細(xì)項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算控制，從事后檢查向事前、事中控制推進(jìn)。某集團(tuán)還實(shí)現(xiàn)了支付審核流程的電子化，并將預(yù)算控制機(jī)制植入費(fèi)用申請(qǐng)的流程中。某集團(tuán)甚至在費(fèi)用申請(qǐng)之前，結(jié)合費(fèi)用的支付和制證等能力，實(shí)現(xiàn)“預(yù)算—申請(qǐng)—報(bào)銷—支付—制證”的一體化管理，提升費(fèi)用審批效率，規(guī)避預(yù)算控制風(fēng)險(xiǎn)，提高費(fèi)用管控水平。
第三，以業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)完整的合同信息關(guān)聯(lián)，規(guī)避合同支付風(fēng)險(xiǎn)。某集團(tuán)通過(guò)信息化手段，加強(qiáng)合同履行的計(jì)劃性，對(duì)支付申請(qǐng)?zhí)峁┤娴臄?shù)據(jù)信息支撐，規(guī)避支付風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)將支付的結(jié)果反饋給合同管理，形成良性循環(huán)的合同、費(fèi)控管控體系。
第四，通過(guò)全面的系統(tǒng)建設(shè)，有效支撐以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的管控體系落地。解決了合同、費(fèi)用管理業(yè)務(wù)缺少高效支撐工具，造成各類信息不能夠得到高效利用、風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)判變得極為困難的問(wèn)題。這主要體現(xiàn)在如下方面：
